Een mutatie kost een woningcorporatie tijd en geld. In de dagen dat er geen bewoning is komt er geen huur en er zijn reparatie- en onderhoudskosten. Hoe kunnen wij als bouwkundige partner ervoor zorgen dat het hele traject van een mutatie sneller en zonder onnodige kosten verloopt?

Binnen Caspar de Haan zijn we continue bezig met kritisch naar onze manier van werken te kijken zodat we snel en betaalbaar kunnen blijven. De Lean-gedachte is langzaam maar zeker door onze bloedvaten gekropen. We hebben er zelfs een hele verdieping op het nieuwe kantoor voor ingericht. Met zeven verbeterteams uit verschillende disciplines tekenen we op dit moment op microniveau uit waar we mee bezig zijn.

Value Stream Mapping met vaklieden

Een van de verbeterteams duikt diep in de mutaties, met als leidraad de mutaties van Woonstichting Leystromen in Rijen. Projectleiders Maarten en Jurgen komen daarvoor op vaste momenten samen met Micha en Jeffry, twee uitvoerende vaklieden. Wat kost iedere stap in het proces die we maken? Kunnen we verspilling ontdekken en weghalen? Welke tools hebben we daarvoor nodig? Met Value Stream Mapping wordt zo iedere stap zichtbaar, tot op de minuut.

Voortraject en recepten

Na een eerste kwartaal leanen kwam het team tot de conclusie dat er vooral in het voortraject van een mutatie onnodig veel kosten worden gemaakt, die uiteindelijk de klant betaalt. De vooropname door de uitvoerder is eigenlijk overbodig. Er zit veel dubbel werk in dit onderdeel, dat nu nog wordt doorberekend aan de klant, in dit geval Leystromen.

Het team schetst bovendien een ideale situatie waarin vijf recepten voor mutaties waarbij we verduurzaming meenemen, zijn vastgelegd. Als een huurder gaat vertrekken, zitten uitvoerder en verhuurder zo snel op een lijn. Meteen na de sleuteloverdracht is dan al duidelijk wat er moet gebeuren. Met afkoop is dan voor opdrachtgever en uitvoerder ook direct duidelijk wat de kosten zijn.

Door het mutatieproces zo in te richten, kunnen we de voorbereidingstijd met tot wel 50% reduceren. De overgang naar een nieuwe huurder gaat zo sneller en dus goedkoper.